Outreach

Was ist "Outreach"?

IVMB und ihre Mitglieder haben es sich seit langem zur Aufgabe gemacht, Kollegen zu unterstützen, die unter schwierigen Bedingungen leben und arbeiten. Outreach umfasst dementsprechend die Hilfeleistung für Musikbibliotheken und -archive in wirtschaftlich schwachen Ländern und Regionen, in besonderen Fällen aber auch für Einzelpersonen. Diese Hilfeleistung kann bestehen aus:

• der Spende von Bibliotheksmaterialien an Institutionen, die einen besonderen Bedarf haben oder von Katastrophen betroffen waren;
• der finanziellen Unterstützung für Musikbibliothekare, um den Besuch der internationalen IVMB-Konferenzen zu ermöglichen;
• fachliche Hilfestellung (eventuell auch nur der Hinweis auf kompetente Personen) in Fragen der musikbibliothekarischen Praxis, wie zum Beispiel Katalogisierung, Klassifikation, Bestandsaufbau, Bibliotheksplanung usw.

Fachliche Hilfestellung wird überwiegend individuell von einzelnen Bibliothekaren zur Verfügung gestellt. Die offiziellen IVMB-Aktivitäten gehören meist zu den ersten beiden Kategorien. Diese werden nachfolgend detaillierter beschrieben und durch Richtlinien für die Beantragung ergänzt.

Spende von Bibliotheksmaterialien

In vielen Ländern verfügen Bibliotheken über nur geringe finanzielle Ressourcen für den Bestandsaufbau bei gleichzeitig hohem Bedarf an Noten, Tonträgern und Musikliteratur. IVMB hat erstmalig im Jahr 1993 Gelder zur Verfügung gestellt, um Mitgliedern Porto kosten für den Versand von Stiftungen an Bibliotheken in anderen Ländern zu erstatten.

Richtlinien zur Beantragung von Geldern für den Versand von Spenden

1. Die nationalen IVMB-Gruppen oder auch einzelne Mitglieder können die Erstattung von Portokosten beantragen, wenn die betreffende Institution nicht in der Lage ist, die anfallenden Kosten selbst zu tragen. Gelder aus dem Outreach-Fonds können nicht für den Erwerb von Materialien benutzt werden.
2. Anträge müssen an den internationalen IVMB-Schatzmeister, gestellt werden und die folgenden Angaben enthalten:
   • die Bibliothek, die die gespendeten Materialien erhalten soll;
   • Menge und Art des Materials;
   • geschätzte Versandkosten;
   • geschätzte Zollkosten, die dem Empfänger entstehen;
   • détails sur tout autre aide financière promise pour cet envoi.
3. Der Schatzmeister und ein weiteres Vorstandsmitglied bewerten den Antrag und entscheiden über ihn. Antragsteller werden so schnell wie möglich von der Entscheidung unterrichtet.
4. Es wird nur über Anträge entschieden, die die Kosten für den Versand von Spenden materialien an Musikbibliotheken in wirtschaftsschwachen Ländern betreffen. Hiermit sind auch Länder gemeint, in denen Musikbibliotheken von Katastrophen betroffen waren.
5. Wenn Ihnen die Übernahme der Kosten zugesagt wurde, senden Sie dem Schatzmeister sämtliche Quittungen für Portokosten und eventuell angefallene Zollgebühren, damit Ihnen die Kosten erstattet werden können.
6. IVMB behält sich selbstverständlich vor, Anträge, die nicht den vorgenannten Kriterien entsprechen, abzulehnen.

Unterstützung zum besuch internationaler IVMB-Konferenzen

Im Jahr 1998 hat IVMB erstmalig Gelder aus dem Outreach-Fonds zur Verfügung gestellt, um Musikbibliothekaren aus wirtschaftsschwachen Ländern die Teilnahme an den jährlichen IVMB-Konferenzen zu ermöglichen. Der Besuch der Konferenzen eröffnet denjenigen wichtige Perspektiven, die unter schwierigen Bedingungen bibliothekarische Dienstleistungen erbringen. Im Gegenzug leisten diese Kolleginnen und Kollegen einen wichtigen Beitrag, vor allen Dingen wenn sie im Plenum oder in AGs und Kommissionen über ihre Arbeit berichten. Der zur Verfügung stehende Geldrahmen variiert von Jahr zu Jahr. Der Schatzmeister gibt jährlich die zur Verfügung stehende Summe bekannt, über die dann das Organisationskomitee der betreffenden Konferenz verfügen kann. Zusätzliche Gelder können durch Spenden aus anderen Quellen für diesen Zweck zur Verfügung stehen. Die Richtlinien für die Organisationskomitees stellt der Generalsekretär zur Verfügung.

Richtlinien für Antragsteller zur Unterstützung des Konferenzbesuchs

1. Anträge an den IVMB-Outreach-Fonds können von Bibliothekaren aus wirtschaftsschwachen Ländern gestellt werden, deren Institutionen keine Mittel zur Verfügung stellen und die auch von dritter Stelle keine finanzielle Unterstützung erhalten können. An eine der folgenden Personen bzw. Gremien kann man sich wenden:
   • die nationale IVMB-Gruppe, die die betreffende Konferenz organisiert;
   • an den Vorsitzenden der jeweiligen Arbeitsgruppe oder Kommission, in der Sie auf der Konferenz vortragen;
   • ein Mitglied des internationalen IVMB-Vorstandes.
2. Die Organisatoren der Konferenz versenden auf Anfrage das Programm und ein Antragsformular. Gleichzeitig benennen sie ein Datum, bis zu dem der ausgefüllte Antrag zurückgeschickt werden muss, damit über den Antrag entschieden werden kann. Anfragen bezüglich Kostenübernahme sollten die Organisatoren spätestens 4 Monate vor Beginn der Konferenz erreichen. Antragsformulare sind auch bei den Mitgliedern des Outreach-Komitees erhältlich.
3. Eine anteilige finanzielle Unterstützung sollte aus dem eigenen Land gewährt werden, beispielsweise von Botschaften oder kulturellen Organisationen. Folgende Informationen müssen dem Antrag beigefügt werden:
   • Wurde ein Antrag auf finanzielle Unterstützung bei anderen Organisationen im eigenen Land gestellt?
   • War dieser erfolgreich?
   • Wenn ja, welche Kosten werden übernommen (z.B. Reise-, Übernachtungs-, Verpflegungskosten, Konferenzgebühr)
4. Abhängig von den zur Verfügung stehenden Geldern wird eine vollständige oder teilweise Übernahme entstehender Kosten gewährt. Das entsprechende Angebot wird so schnell wie möglich zusammen mit einer Annahmefrist übermittelt. Besonders wenn sich innerhalb der Annahmefrist Schwierigkeiten ergeben (z.B. durch Verzögerungen bei Geldzusagen Dritter oder der Beantragung von Visa), ist es sehr wichtig, einen direkten Kontakt zu den Konferenzorganisatoren herzustellen und zu halten.
5. Insofern Ihnen finanzielle Unterstützung von IVMB-Outreach gewährt wird, sollte ein von Ihnen verfasster Bericht über die Tagung in einer (bibliothekarischen) Zeitschrift Ihres Landes erscheinen.

Wie sonst kann man helfen?

Geld

Der Bedarf an finanzieller Unterstützung übersteigt bei weitem das vorhandene Geld. Daher sind Spenden immer gerne willkommen. Einige Beispiele:

• Das Anmeldeformular für die Konferenz enthält immer das Feld "Spende". Die hier vermerkten Spenden dienen dazu, anderen den Besuch dieser Konferenz zu ermöglichen. Die Namen der Spender werden im Programm der Konferenz genannt.
• Sonstige Spenden sind jederzeit willkommen, zum Beispiel im Gedenken an einen Freund oder Kollegen.
• Auch wenn niemand wirklich gerne daran denkt, ist es möglich, dem Outreach-Fonds testamentarisch etwas zu hinterlassen.

Spenden an den Outreach-Fonds sind an den internationalen Schatzmeister. Schecks bitte für IVMB ausstellen.

Materialen

Weltweit haben zahlreiche Bibliotheken nur sehr geringe oder gar keine Mittel, um Bestände aufzubauen. Häufig gibt es ambitioniertes und findiges Personal, das allerdings mit geringen und alten Beständen arbeiten muss. Hier kann Hilfe auf verschiedene Weise ansetzen:

• Ausrangierungen: Musikliteratur, Noten und CDs werden immer gebraucht, vor allen Dingen wenn sie noch in gutem Zustand sind. Wenn Sie eine Liste der Medien zur Verfügung stellen können, wird Ihnen das Outreach-Komitee eine geeignete Empfängerbibliothek nennen. Ansonsten teilen Sie einem Mitglied des Komitees bitte mit, welche Art und Menge von Materialien Sie spenden möchten. Außerdem können Sie sich alternativ an das US-amerikanische IVMB Donated Materials Program, wenden, von wo aus regelmäßig Listen mit Spendenmaterialien versandt werden, aus denen Bibliothekare dann auswählen können.
• Stiftungen: Wenn Sie selber Bestände erhalten, die Sie nicht vollständig einarbeiten, überlegen Sie, ob Sie den Rest nicht an eine bedürftige Bibliothek weitergeben möchten.
• Nachlässe: Wenn Sie von Bibliotheksbenutzern angesprochen werden, denken Sie daran, dass es mit Hilfe von IVMB möglich ist, diese Stiftungen an Musikbibliotheken weiterzugeben, die dringenden Bedarf haben.

Die Mitglieder des IVMB-Outreach-Komitees helfen Ihnen gerne bei der Auswahl eines geeigneten Empfängers von Spenden, sind aber auch dankbar für Mitteilungen über bedürftige Bibliotheken.

Fachliche Hilfestellung

Kolleginnen und Kollegen, die die Dienstleistungen ihrer Bibliotheken verbessern möchten, benötigen häufig fachlichen Rat. Wenn Sie über Kenntnisse verfügen, die Kolleginnen und Kollegen in anderen Ländern von Nutzen sein können, melden Sie sich bei einem Mitglied des Outreach-Komitees. Bedenken Sie dabei auch, dass Rat und Hilfe immer in beide Richtungen wirken: Bibliothekare in Ländern, die Unterstützung erhalten, können auch selber aus einer anderen Sichtweise wertvolle Tipps geben.

IVMB Outreach-Komitee

Das Outreach-Komitee besteht aus den folgenden mehrsprachigen Mitgliedern, die Ihnen gerne für weitere Informationen zur Verfügung stehen:

• Martie Severt (Dutch, English, French, German)
  Muziekcentrum van de Omroep, Postbus 125,
  1200 AC Hilversum, Netherlands
• Jon Bagüés (Spanish, French, English)
  C/ Alfonso XI, 2,
  20100 Errenteria, Spain
• Carolyn Dow (English, Russian)
  Polley Music Library, Lincoln City Libraries, 136 S. 14 St.,
  Lincoln, NE 68508 USA
• Joseph Hafner
  McGill University Montréal
  Canada
• Andrew Justice
  University of North Texas
  USA
• Radmila Milinković
  Faculty of Music Beograd
  Serbia

   

Some of the committee activities

• Support for Vietnamese musicians