Outreach

Outreach?

Dès la création de l'AIBM les membres se sont régulièrement mobilisés pour aider leurs collègues des bibliothèques en situation difficile. Outreach peut être décrit comme l'aide, « la main tendue » aux bibliothèques et archives musicales ( et dans certains cas aux individus) des pays économiquement désavantagés. L'aide peut prendre plusieurs formes:

• dons de documents aux institutions dans le besoin ou aux bibliothèques touchées par un désastre;
• aide financière permettant à certains bibliothécaires musicaux d'assister aux colloques internationaux de l'AIBM;
• conseils, (ou suggestions) sur des sujets professionnels (catalogage, classification, mise en place de nouveaux services).

L'aide est souvent initié directement par les bibliothécaires eux-mêmes; le comité Outreach de l'AIBM s'attache à prendre en charge les deux premiers points. Voir le détail ci dessous pour la marche à suivre.

Dons de documents

Un grand nombre de bibliothèques de plusieurs pays sont à la recherche de partitions, de disques et de livres sur la musique et ont très peu de moyens pour acheter ces documents. En 1993, pour la première fois, l'AIBM prenait en charge les frais de port concernant l'envoi de documents d'une bibliothèque à une autre.

Instructions pour les candidats souhaitant faire des dons

1. Les branches nationales de l'AIBM (ou des membres individuels) peuvent faire une demande de subvention pour financer les frais de port qu'elles ne peuvent prendre en charge. Il est bien entendu que cet argent ne peut être utilisé pour acheter des documents.
2. Faire parvenir une demande de financement au trésorier de l'AIBM, accompagnée des précisions suivantes:
   • nom de l'organisme qui va recevoir le don;
   • type et quantité de documents impliqués;
   • estimation des frais de port;
   • estimation des frais de douane éventuels à la charge du destinataire;
   • détails sur tout autre aide financière promise pour cet envoi.
3. Les demandes seront étudiées par le trésorier de l'AIBM et un membre élu par le bureau. Une réponse sera donnée au plus vite.
4. Seront uniquement prises en compte les demandes concernant l'acheminement de documents musicaux destiné à réellement enrichir les bibliothèques des pays économiquement désavantagés, ou ayant subi un désastre.
5. Une fois votre demande acceptée, merci de faire parvenir au trésorier de l'AIBM les reçus officiels correspondants aux frais de port et de douane afin d'être remboursés comme convenu.
6. L'AIBM se réserve le droit de refuser les demandes ne correspondant pas aux critères mentionnés ci-dessus.

Soutien pour assister aux colloques AIBMs

Dès 1998, des aides ont été mises en place afin de permettre aux bibliothécaires des pays économiquement désavantagés de participer aux colloques de l'AIBM. La participation à ces colloques est d'une importance capitale pour ceux qui dans des conditions difficiles cherchent à améliorer leurs services. En échange, leurs contributions aux colloques est toujours d'un grand intérêt, en particulier quand ils peuvent faire une communication sur leurs institutions ou sur la situation musicale de leur pays. Les sommes dévolues à ces aides varient d'une année sur l'autre; pour chaque colloque, le trésorier donne le montant disponible, cette somme est ensuite gérée directement par le comité d'organisation du colloque à venir. Des aides supplémentaires, spécialement dédiés à cette intention, peuvent provenir de dons faits par d'autres délégués. Le secrétaire général donne ensuite la marche à suivre au comité organisateur du colloque.

Instructions pour les candidats souhaitant une aide pour assister au colloque

1. Les bibliothécaires des pays économiquement désavantagés pour lesquels les institutions ne peuvent pas prendre en charge les frais inhérants au colloque ( et ceux qui ont cherché des aides sans succès) peuvent adresser leur demande à:
   • la branche nationale de l'AIBM, organisateur du colloque;
   • a branche professionnelle du groupe, comission ou comité dans lequel ils feront une communication;
   • un membre du bureau de l'AIBM.
2. Les organisateurs du colloque feront parvenir l'avant-programme et un dossier d'inscription aux candidats mentionnant la date limite de réception des dossiers. D'une manière générale, les dossiers seront envoyés au comité d'organisation quatre mois avant le premier jour du colloque. Les dossiers d'inscription peuvent également être obtenus auprès des membres du comité Outreach.
3. Il est souhaitable d'essayer d'obtenir un peu d'aide de son propre pays, auprès des ambassades et des organisations culturelles par exemple. Merci d'inclure dans votre dossier les informations suivantes:
   • Avez vous entamé des démarches auprès d'organismes dans votre pays?
   • Avez vous reçu des réponses positives?
   • Si oui, quelles parties des coûts seront prises en charge: voyage, logement, frais de colloque, défraiements?
4. En fonction du budget général, vous pourrez recevoir une aide totale ou partielle. Une proposition vous sera faite au plus vite et vous aurez une date limite pour y répondre. Une certaine flexibilité reste possible si vous avez des difficultés à trouver des financements ou des problèmes de visas. Si c'est le cas, il est indispensable de rester en contact avec les organisateurs.
5. Si vous obtenez une aide de l'AIBM, merci de faire tout votre possible pour publier un rapport sur le colloque dans la presse spécialisée de votre propre pays.

Comment aider?

Argent

Les sommes nécessaires pour répondre aux demandes d'aide sont toujours beaucoup plus importantes que les sommes disponibles. Les dons sont les bienvenus et peuvent être faits de plusieurs manières:

• lors de votre inscription au colloque, une partie du formulaire permets de signaler vos dons. Notez bien qu'ils permettront d'inviter plus ou moins de collègues aux prochains colloques et qu'ils seront bien sûr exclusivement réservés à cet effet. Les noms des donateurs apparaissent sur le programme du colloque;
• à tout moment vous pouvez donner à l'association, aussi en mémoire d'un collègue ou ami(e),
• et pourquoi pas le prévoir sur votre testament (même si personne ne souhaite y penser) afin d'encourager le travail Outreach au sein de l'AIBM.

Adressez vos dons au trésorier de l'AIBM. Les chèques doivent être libellés à l'ordre de IAML.

Documents

Un grand nombre de bibliothèques à travers le monde ont peu (ou pas) de moyens pour enrichir leurs fonds. Les bibliothécaires sont très souvent enthousiastes et plein d'idées mais leur bibliothèque est vétuste et les collections sont en mauvais état.. Vous pouvez les aider de plusieurs manières:

• Si vous avez des partitions, livres ou CD en double et en bon état dans votre bibliothèque, n'hésitez pas à en faire une liste et à la proposer au comité Outreach, (ou sinon au moins juste une idée du type de documents et de la quantité), et si en plus vous pouvez suggérer à l'Outreach la destination la plus appropriée pour ces documents, c'est encore mieux! Vous pouvez également consulter le IAML US Donated Materials Program, qui régulièrement publie des listes de documents musicaux à donner.
• Si vous avez reçu un don et que vous ne souhaitez garder qu'une partie du fonds, pensez à donner le reste à une bibliothèque dans le besoin.
• Il se peut qu'un membre d'une bibliothèque vous contacte, et cherche à faire un don de partitions ou de livres pour une bonne cause, (une encyclopédie, une édition complète d'ouvres). Encouragez le en lui expliquant qu'un don de ce type est extrêmement important pour une bibliothèque manquant de moyens.

Si vous souhaitez des conseils pour sélectionner les documents appropriés, ou si vous êtes en contact avec une bibliothèque demandant de l'aide, contactez un membre du comité Outreach.

Expertise

Certains de nos collègues cherchent à améliorer leurs services et ont souvent besoin de conseils (catalogage, acquisitions, organisation générale). Vos talents sont les bienvenus et n'hésitez pas à le faire savoir à un membre du comité Outreach. N'oubliez pas que l'entraide fonctionne dans les deux sens. Nous sommes souvent heureux de recevoir de l'information sur certains pays pour lesquels nous ne savons rien, en retour de l'aide que nous avons pu leur donner.

Le comité Outreach

Le comité Outreach est composé de membres pouvant communiquer dans plusieurs langues. Pour plus d'informations, contactez une des personnes suivantes:

• Martie Severt (Dutch, English, French, German)
  Muziekcentrum van de Omroep, Postbus 125,
  1200 AC Hilversum, Netherlands
• Jon Bagüés (Spanish, French, English)
  C/ Alfonso XI, 2,
  20100 Errenteria, Spain
• Carolyn Dow (English, Russian)
  Polley Music Library, Lincoln City Libraries, 136 S. 14 St.,
  Lincoln, NE 68508 USA
• Joseph Hafner
  McGill University Montréal
  Canada
• Andrew Justice
  University of North Texas
  USA
• Radmila Milinković
  Faculty of Music Beograd
  Serbia

   

Some of the committee activities

• Support for Vietnamese musicians